El control de la gestión en Hostelería se ha convertido en un proceso imprescindible. Toda empresa que desee evaluar su actividad y plantear acciones para conseguir los objetivos que permiten su rentabilidad, ha de realizar ciertas tareas administrativas de seguimiento.
No obstante, está claro que la actividad principal del Hostelero no es la promover procesos administrativos. El Hostelero debe dedicarse por completo a sus Clientes, a la operación, a formar a sus Equipos y a desarrollar un producto y una atención excelentes que aseguren sus ingresos.
La actividad principal del Hostelero no es la de promover procesos administrativos.
Ante la necesidad de información y seguimiento de los resultados, son cada vez más los Hosteleros que optan por crear el equipo o incorporar la figura del controller de gestión dentro de sus empresas para desarrollar estas tareas que facilitan datos para una mejor toma de decisiones.
Pero dependiendo de la estructura organizativa y económica de la empresa, esto a veces no es factible. En los tiempos actuales, la carga de trabajo burocrático a la que hay que sumar los costes fijos de personal administrativo no es una combinación viable para muchas empresas hosteleras jóvenes.
Existen también otras empresas más maduras que cuentan con la figura o el departamento de control de gestión internos y que con la pandemia se están reorganizando. Entre las diferentes acciones que ponen en marcha, una de ellas es la de trasladar recursos humanos del backoffice (tareas burocráticas) a primera línea del negocio (frontoffice, dedicación a la venta). Pero saben que no pueden prescindir de toda la información valiosa que ofrece el control de gestión para guiar sus negocios.
Para dar respuesta a esta necesidad de todas las empresas hosteleras, una buena solución es contar con el apoyo de un Servicio digital de Control de Gestión: Un equipo colaborador externo a la organización que se encarga de las tareas administrativas y del reporting utilizando herramientas cloud para ofrecer la información que necesita el Hostelero.
El servicio externo de Control de Gestión CO&SAAS
Las siglas SAAS, que en inglés significan “Software as a Service” ilustran a la perfección el significado de Servicio digital para el Control de Gestión, como el que ofrecemos desde Caepia, y que fusionamos con el “Consulting Advisor” (CO) o servicio de soporte en asesoramiento y mantenimiento.
El concepto de Control de Gestión en la nube supone que el Hostelero y su Equipo acceden a los datos de la evolución del negocio a través de una aplicación online, lo que permite que con sólo una conexión a internet la gestión se puede consultar desde cualquier lugar y dispositivo.
El hecho de que el servicio sea digital también implica automatización de procesos en la captura de los datos, que favorece disponer de la información de manera inmediata, lista para consultarse poco después de haberse generado.
La información que capturamos a través de albaranes y facturas, digitalizamos y mostramos desde Caepia a través de nuestra app hace referencia a las compras por artículo, Proveedor o categoría, detalle de los precios y desviaciones vs tarifa, traspaso de producto entre centros, seguimiento de pedidos y cuentas de resultados de toda la empresa, principalmente.
Con toda esta información, el Hostelero puede hacer un seguimiento pormenorizado no sólo de las compras de alimentos y bebidas, que son una parte importante del negocio, sino también de todas las partidas de gasto que desee controlar: Desde alquileres a suministros, marketing, limpieza o mantenimiento, como ejemplos.
Para que el Hostelero cuente con una visión completa del negocio, desde Caepia además ofrecemos la posibilidad de integración de manera ágil con otros programas como los de venta (gestión de TPV) y los de contabilidad (control de la facturación y bancos).
No obstante la automatización de procesos de gestión, como servicio enfocado a satisfacer las necesidades de los Hosteleros, desde Caepia entendemos que lo digital ha de complementarse con la aportación humana para hacer más efectivas las utilidades que nos facilita la tecnología. Por ello, nos encargamos del mantenimiento del backoffice y de comunicarnos con los empresarios para facilitar el análisis de las operaciones.
8 Razones para contratar un servicio digital externo CO&SAAS para el control de gestión
A continuación presentamos ocho buenos motivos para externalizar esta parte imprescindible de la organización hostelera a través de un servicio CO&SAAS:
1 | Sin instalación de programas
El software de gestión (app) forma parte del servicio y se encuentra en online, por lo tanto sólo se necesita una conexión a internet para empezar a tener resultados.
2 | Pago por uso
Sólo se paga durante el tiempo que se utiliza el servicio, sin necesidad de invertir en programas informáticos.
3 | Más tiempo para el foco del negocio
La externalización de tareas administrativas hace que la Hostelería pueda centrarse en sus prioridades, ganando mucho tiempo para supervisar, crear, evolucionar y controlar la operación.
4 | Ahorro de costes
Además del mayor control de las compras y gastos, lo que permite ajustar la operación (precios, contratos…), una derivada de la subcontratación es el importante ahorro de costes en personal. La contratación de este tipo de servicios es más económica que contratar internamente a personal especializado.
5 | Sin mantenimiento de datos
La automatización de procesos que implica la digitalización facilita que los artículos, precios y altas de Proveedores estén al día sin que el Hostelero tenga que dedicarse a ello – lo que revierte, de nuevo, en que el Hostelero pueda traspasar recursos hacia la venta.
6 | Comunicación inmediata y fluida
La disponibilidad actualizada de información es un importante beneficio no sólo para el Gerente/Director/Propietario hostelero pueda supervisar la actividad sino también para todos los Equipos, que están igualmente informados y al día del control de gestión.
7 | Orden y mejora de la competitividad
Los procesos empresariales se organizan de manera más productiva gracias a la aportación de valor del servicio especializado en gestión, lo que ayuda a potenciar el óptimo funcionamiento de la empresa.
8 | Implicación del Proveedor del servicio con apoyo continuado
Que el Proveedor se encargue de tareas administrativas mecánicas es un plus así como la disponibilidad y capacidad de respuesta a peticiones y resolución de dudas. Este punto de conexión humana es muy importante para la satisfacción de quien contrata el servicio.
Por ello, en Caepia ofrecemos el servicio digital de control de gestión con soporte continuado al Hostelero, fruto de nuestra experiencia y conocimiento del sector. Nos convertimos en parte del Equipo, ordenamos procesos, ponemos orden y facilitamos la toma de decisiones. No sólo somos un proveedor SaaS.
Si deseas conocer más sobre Caepia, adelante con contactarnos, hablamos sobre la digitalización de la gestión de tu empresa y estudiamos cómo trabajar juntos.
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