Si tomar decisiones es siempre difícil, hacerlo en época de incertidumbre derivada de la crisis coronavirus es doblemente complejo.
La actual situación está afectando sobremanera a la Restauración. Las famosas “olas” se están convirtiendo en periodos cíclicos que no se sabe muy bien cuándo pararán para que se conviertan en aguas más tranquilas.
Pese a que muchos hosteleros han visto caer sus ventas, la pandemia nos ha traído de positivo una aceleración de la digitalización del sector y una mayor concienciación de que el control de gestión es primordial para ayudar en la toma de decisiones.
En el último año y medio muchos Hosteleros se han volcado a revisar todos los costes e intentar mantener al mínimo aquellos que son variables. La gestión de los márgenes es y será un imprescindible para todo negocio hostelero que quiera prosperar.
Antes de la era covid, la digitalización de la Hostelería estaba muy presente en diferentes aspectos de la gestión del front-office, como TPV´s para hacer seguimiento de la venta, múltiples aplicaciones para mejorar la relación con los clientes o incluso plataformas de marketing online.
Pero ahora con la incertidumbre derivada de la crisis, el control digital del backoffice gana protagonismo entre una generación de Hosteleros más exigentes en términos de gestión, más formados y con un mayor perfil tecnológico que prefieren tomar decisiones en base a datos reales.
La solución Caepia para el control de gestión
Desde Caepia ofrecemos una solución de control de gestión para Hostelería basándonos en herramientas digitales que permiten un mejor aprovechamiento de los recursos, reduciendo costes de personal dedicados a realizar tareas manuales.
A su vez, en Caepia facilitamos la optimización de tareas administrativas como la detección de incidencias de precio o cantidad entregada, la integración con el sistema contable para la entrada automática de factura y la conformación automática de facturas con albaranes, para que el Hostelero pueda ganar tiempo y resolver con sus Proveedores esos errores detectados previamente en Caepia.
Y de todo el proceso de compras generamos informes con datos de calidad en la máxima inmediatez para ayudar a los Gestores de Hostelería a tomar decisiones estratégicas sobre sus negocios.
Lo mejor de todo es que en todo este proceso desde Caepia acompañamos al Hostelero, convirtiéndonos así en el departamento de control de gestión externo de nuestros Clientes. Nosotros nos encargamos del mantenimiento del maestro de Proveedores, tarifas y artículos así como de la generación de reglas de programación para garantizar la máxima automatización de todas las tareas.
La reducción de costes de personal, la calidad de la información de gestión y la mejora de procesos administrativos son tres beneficios que ofrecemos desde Caepia.
El coste de las materias primas, a raya
La compra de alimentos y bebidas es uno de los gastos más importantes en Restauración. No hay un porcentaje fijo para todo el sector pero puede llegar a alcanzar hasta el 35% de las ventas, según el tipo de oferta de producto que se ofrezca, el nivel de precios de la carta o el mix de venta, entre otros muchos factores. Por ello, controlar el coste de las materias primas en Hostelería es imprescindible para que el negocio sea rentable.
Trabajar con herramientas de gestión como los escandallos, para conocer el precio de coste de los platos y de las bebidas, así como también el inventario son muy útiles para hacer un seguimiento de la operación y controlar las materias primas. Pero de poco servirán estas herramientas si la información no está actualizada en cuanto a productos comprados durante el periodo (añadiendo los nuevos) y/o los precios no están al día.
Si lo que se busca es hacer un seguimiento completo del coste de alimentos y bebidas se requieren datos actualizados de las compras, donde encontrar también posibles errores de entregas de los Proveedores y la evolución de los precios, reporting que ofrecemos en Caepia. De esta manera el Hostelero dispone de un panel de control de la operación en un solo clic y en tiempo real.
La cuenta de resultados, inmediata, clara y detallada
De entre los diferentes informes de gestión en Caepia, la cuenta de resultados mensual es la herramienta más destacada pues permite una visión global de la evolución del negocio, en formato resumido así como al detalle de todas las partidas de la operación.
El informe de cuenta de resultados es el termómetro que, en términos de control de gestión, mejor mide la evolución y la rentabilidad conjunta del negocio. Además, permite comparar entre diferentes Centros y conocer las desviaciones respecto periodos anteriores y respecto los objetivos del presupuesto.
Pero si hay algo que es realmente útil del informe de cuenta de resultados de Caepia es que sea lo más próximo posible al cierre del mes. De poco sirve que los números sean visibles para el Hostelero pasados 2 o 3 meses desde que se generaron pues las decisiones que derivan en acciones estratégicas no pueden demorarse tanto tiempo para evitar así el estancamiento del negocio. El compromiso de Caepia es que la cuenta de resultados está disponible para consultarse antes del día 15 del mes siguiente al de cierre.
Si deseas recibir más información sobre cómo podemos ayudarte desde Caepia a mejorar el control de gestión de tu empresa hostelera, adelante con contactarnos y agendamos un encuentro para explicarte con más detalle cómo colaborar juntos. Esperamos tus noticias.
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