La digitalización de la gestión hostelera es una realidad y una necesidad que sabemos se ha precipitado en los últimos meses con la pandemia. Esta digitalización ha de permitir reordenar y reducir las tareas administrativas de gestión de los restaurantes, siempre considerando que la aplicación de tecnología debe ser una ayuda y no una traba para el buen y fluido funcionamiento del negocio.

Por otro lado, la gran meta de la entrada de la tecnología en la gestión de la Hostelería es facilitar información para la ágil toma de decisiones, con una inmediatez que las tareas manuales en hojas excel no proporcionan o es difícil de conseguir. No queremos subestimar las bondades de excel, que son muchísimas (y nos encanta!), pero tal vez tu negocio necesita otro tipo de programa.

Es recomendable contar con el apoyo de un partner o Proveedor tecnológico para ayudar en la digitalización de la empresa hostelera, aportando no sólo la tecnología sino también conocimiento y experiencia.

Contar con un partner tecnológico en gestión de procesos del backoffice representa una gran oportunidad de ahorro de tiempo y recursos económicos.

Ahora bien, ¿Qué Proveedor de soluciones digitales es el más adecuado para HORECA de entre las diferentes opciones que ofrece el mercado? Antes de tomar la decisión, echa un vistazo a los 10 puntos que recomendamos considerar.

1 | Define bien tus necesidades

Identificar qué carencia actual tiene tu empresa a nivel de control de gestión es un punto de partida para saber a dónde se quiere llegar y qué camino seguir.

Es muy probable que llegues a determinar que lo que necesita tu empresa de Restauración es tomar el control del negocio, conocer bien los números al detalle y pilotar la rentabilidad.

Da un paso más allá y analiza los procesos administrativos actuales que estás llevando a cabo para alcanzar el control de la información. Seguramente llegarás a la conclusión que se han de implementar nuevos procesos o evolucionar los actuales. Identifica cuáles son estos procesos menos eficientes, con el mayor detalle posible, y esto te ayudará a una primera selección de Proveedores.

2 | Fíjate en la usabilidad

Llega la hora de conocer las diferentes opciones tecnológicas que responden a tus necesidades. En este punto debes asegurarte que la tecnología presentada por el Proveedor digital sea muy fácil de utilizar. Si el programa o la aplicación son complejos, el diseño es poco atractivo e intuitivo o cuesta navegar por las diferentes pantallas, la puesta en marcha no triunfará y se conseguirá el efecto contrario al deseado: La tecnología no se utilizará y habrás perdido tiempo y dinero.

Cuando la tecnología se convierte en un impedimento para trasladar las horas dedicadas en la gestión del back office hacia el front office o la captación y atención de tus Clientes, mejor olvídate de implantar esa solución.

3 | Multidispositivos conectados en la nube

La Hostelería es un tipo de negocio que abre todos los días del año y durante largas jornadas de servicio, incluso servicio continuado las 24 horas, según qué especialidades. Por ello, la tecnología ha de permitir poder gestionar la Restauración en todo momento con datos actualizados.

Además, la tecnología ha de poder utilizarse desde la sala del restaurante, desde la cocina, desde el almacén o desde una oficina a muchos kilómetros de distancia y desde smartphones, tabletas, ordenadores portátiles y de sobre mesa.

Todos los sectores pero, muy especialmente el gastronómico por la casuística de su actividad, precisan poder gestionarse en todo momento y lugar y desde diferentes plataformas. Esto se consigue gracias a la información online actualizada que se genera de un sistema en la web.

4 | Por supuesto, inmediatez

Relacionado con el punto anterior, el hecho que la información de gestión esté alojada en la nube también permite conocer bien los números de manera inmediata para tomar decisiones con agilidad, lo que facilita poner en marcha acciones de mejora continuada.

«El requisito del éxito es la prontitud en las decisiones»

Francis Bacon

5 | El mejor análisis para tu Restaurante

Observa bien las diferentes opciones de reporting de los diferentes Proveedores digitales. Muchos ofrecen tus datos en listados y paneles donde ver la evolución de los KPI´s y resultados de gestión. Analiza la ergonomía de los informes, su presentación y frecuencia de disponibilidad de datos.

En caso de que lo necesitases, es importante que el Proveedor digital pueda ofrecerte desarrollar paneles personalizados adaptados a los requerimientos específicos de tu negocio.

Lo importante es que te asegures que la información que ofrece la herramienta digital sea la que necesitas para sacar el máximo provecho de la solución tecnológica y te ayude en la gestión de la Restauración.

6 | Integración entre herramientas

La complementariedad de las diferentes soluciones tecnológicas del restaurante como TPV o programas de gestión contable es básica para optimizar los resultados. Por ello, las diferentes herramientas del back office y del front office deben hablarse y comprenderse entre ellas.

La integración no deja de ser una manera de que los datos y las funcionalidades se comuniquen y se comprendan para aprovechar bien todos los datos de tu Restaurante. Es muy probable que se deban realizar ciertos ajustes de integración, pero lo importante es que sea factible el poder realizarlos, que no haya un impedimento técnico para ello.

7 | Seguridad y protección de datos

Busca un Proveedor digital que ofrezca garantías sobre el alojamiento de datos en la nube, para evitar interrupciones del servicio y la exposición a posibles accesos no autorizados que atacan la confidencialidad.

Es ineludible que el aplicativo online funcione bien, sin fallos, sin errores, para ofrecer un servicio continuado todos los días del año, a todas horas. Cuidar la vulnerabilidad cibernética y recuperar la actividad con inmediatez, en caso de producirse, deben ser una de la prioridades de la solución digital que acabes eligiendo.

8 | Alguien al otro lado: Atención continuada

Cuán frustrante es la situación que se genera cuando se implementa un servicio tecnológico y cuesta que algún técnico de esa empresa te apoye para resolver errores, solventar dudas, ofrecer formación continuada -bien sea mediante atención en línea o presencial, o incluso que escuche tus propuestas.

Ayudar a conseguir el mejor rendimiento de la digitación debe ser una máxima para el Proveedor de servicios tecnológicos, por ello, ayudar a los Clientes facilitando canales ágiles de comunicación y de respuesta es otro de los factores a considerar.

9 | Especialidad en transformación digital en Restauración

La Hostelería es un sector que se caracteriza por un tipo de actividad diferente a otros sectores y por ello, precisa de soluciones específicas para dar respuesta a la idiosincrasia que lo caracteriza. El control de las compras de alimentos & bebidas y de los gastos, dado que pueden llegar a alcanzar el 45% de la facturación (peso importante), es un ejemplo de ello.

Por este motivo, recomendamos buscar Proveedores que se especializan y entienden la Restauración, cuáles son sus problemáticas reales y las dificultades a la hora de activar la introducción de nuevas tecnologías en Equipos de Sala y de Cocina, Supervisores y Personal Administrativo,. Todo ello, para aportar soluciones reales y de eficacia probada en proyectos de digitalización en Hostelería ya implantados con anterioridad.

10 | La confianza que transmite el Proveedor digital

Además del buen funcionamiento de la tecnología, es muy importante que la empresa proveedora de los servicios de digitalización la formen personas de palabra, honestas, coherentes y con vocación de servicio, que además aporten amplia experiencia en proyectos similares, como se detalla anteriormente.

Este punto, que no por ser el último es menos significativo, seguramente acabará de ayudarte a decidir entre uno u otro Proveedor digital.

Si deseas compartir con nosotros el proyecto de digitalización y automatización de tu empresa de restauración, contáctanos y organizamos una reunión presencial, un encuentro online o bien una llamada telefónica para saber más sobre tus necesidades y proponerte cómo podemos ayudarte desde Caepia. ¡Esperamos tus noticias!

Foto cabecera de Aleksandar Pasaric en Pexels

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