Que la tecnología ayuda en la gestión, es un hecho. Que estamos acostumbrados a oír sobre la digitalización de la venta y la relación con el Cliente, es una realidad, que llega cada vez más a numerosas empresas hosteleras. Ahora bien, cuando se trata de aplicar tecnología en los procesos de gestión, observamos que aún hay mucho camino por recorrer y descubrir.
Por supuesto que el foco del negocio debe estar puesto en el Cliente. Pero si nos paramos a pensar la cantidad de tareas de gestión que se realizan en un restaurante y que ocupan tiempo que se deja de dedicar al Cliente nos daríamos cuenta de la importancia de automatizar y digitalizar la mayoría de esas tareas.
Y en este grupo de tareas sumamos aquellas que sabemos se deberían hacer para conocer el negocio y tomar decisiones estratégicas, como disponer de una cuenta de resultados operacional mensual, y que no se hacen porque falta tiempo o cuesta recabar y ordenar la información.
Dependiendo del nivel de implantación de tecnología en una empresa, suele pasar que realizar consultas tan necesarias para la óptima gestión de restauración como por ejemplo conocer el total de kilos de café comprados al año, el precio medio de una determinada hortaliza durante los últimos meses o cuántos Proveedores nos suministran artículos similares, son un auténtico quebradero de cabeza por la dificultad que implican en calcular o investigar.
La información para quienes se encargan de la gestión de un Restaurante es un verdadero tesoro. Por ello, todo lo que sea facilitar el acceso a la información, es de gran ayuda para la optimización del negocio.
Al final, de lo que se trata es de contar con la mejor información (de mayor calidad) para tomar la mejor decisión, ofrecer el mejor servicio al Cliente y rentabilizar más la empresa.
“Donde hay una empresa de éxito, alguien tomó alguna vez una decisión valiente” –
Peter Drucker
La digitalización ayuda a la restauración añadiendo más eficacia, menos errores, más información, mayor control y, sobre todo, ahorro de tiempo.
No hay que invertir más horas de las estrictamente necesarias en tareas manuales o mecánicas de escaso provecho. Lo importante es concentrar la mayor parte de los recursos humanos en actividades que aportan valor, como por ejemplo:
- La toma de decisiones estratégicas
- La captación, atención y fidelización de los Clientes
- La formación de los Equipos
- El desarrollo y mejora del producto
Por ello, es importante automatizar procesos que aportan valor con la mínima dedicación humana posible. Las tareas del back office deben revertir en positivo en el front office.
Nuestra visión de 5 beneficios de aplicar tecnología en la Restauración
Reducción de costes y gastos
El control de los costes de un Restaurante, y muy especialmente de las materias primas, es uno de los objetivos básicos de toda organización hostelera. Con la digitalización de procesos se obtienen muchos datos ordenados para ayudar en la mejor toma de decisiones y el control del negocio.
Un ejemplo que facilita la tecnología para el control de costes y gastos de los restaurantes es la generación de informes automatizados sobre las compras, por Proveedores o partidas, con consultas en formato listado o bien gráficos dinámicos con ratios de gestión para comparar entre Centros o periodos de tiempo determinados, de los resultados reales y los presupuestados.
Ahorro de tiempo
Si antes de la digitalización se invierten muchas horas en confeccionar informes, considerando todos los procesos, desde la captura de los datos de compra hasta la organización en un gráfico o listado, con el apoyo de la automatización y digitalización de tareas todas esas horas se convierten en segundos.
Otro punto del proceso que implica bastante dedicación es la conformación manual de las facturas según los diferentes albaranes generados. Con la entrada de la tecnología, las facturas se vinculan con los albaranes conformes, lo que supone entre un 70% y 80% menos de documentos a revisar.
Un ejemplo que ahorra tiempo en la gestión con la automatización y digitalización es la conformación de albaranes con facturas y la detección de incidencias de precio, de entrega de cantidades e incluso de aspectos administrativos (errores en NIF, Sociedad, importes que no casan, etc.). Imagina dejar el lado las pilas de papel de albaranes y facturas para entrar en una pantalla donde ver qué facturas han casado y qué otras no. Desde luego, un gran ahorro de tiempo.
Seguimiento y disminución de incidencias
En Restauración no son poco comunes las incidencias en las entregas de los Proveedores, por uno u otro motivo. Esta incidencias las clasificamos en 4 tipo:
- Incidencias de cantidad, el Proveedor entrega menos de lo solicitado.
- Incidencias de precio, el Proveedor entrega a un precio que difiere de lo pactado.
- Incidencias de calidad, el Proveedor entrega un producto diferente al pedido.
- Incidencias de tipo administrativo, el Proveedor entrega un documento con algún error de tipificación.
Con la digitalización de las compras y el proceso de conformación de facturas se obtiene información que permite analizar qué artículos, familias de producto o Proveedores están generando estas incidencias. Y detectándolas, se puede facilitar la comunicación con los Proveedores para solventarlas y que no se repitan en el futuro. Todo, para que la actividad del Restaurante fluya de la mejor manera y que los procesos de compras ganen agilidad y apoyo para una mejor negociación.
Concentración de compras
La negociación en conjunto tiene sus ventajas. Puede suceder que estamos comprando productos muy similares a un mismo Proveedor. O puede pasar también que compramos productos casi iguales o iguales a diferentes Proveedores. En cualquier caso, a excepción que decidamos mantener esta situación por conveniencia (para garantizar volumen y/o suministro), la negociación en conjunto permite:
- Mejores condiciones económicas
- Mayor control del servicio de entrega
- Mayor poder de negociación
La digitalización ofrece multitud de datos para poder analizar y comparar, lo que permite configurar la concentración de compras y calcular el impacto de sus beneficios.
Procesos ordenados
El hecho de digitalizar la gestión del restaurante supone poner en marcha una metodología para que todos los actores y factores que intervienen a lo largo del proceso de compras lo hagan de una manera determinada con el objetivo de trabajar todos con el mismo objetivo.
Por ello, se identifican funciones y se asignan responsables a la hora de digitalizar la gestión, lo que ayuda a estandarizar los procesos, a poner orden y a trabajar todos los Equipos por un mismo objetivo.
Un ejemplo de poner orden en los procesos
Si deseas presentarnos tus necesidades de digitalización de la gestión, adelante con contactarnos y estudiamos la mejor manera de ofrecer una solución para que tu y tu negocio empecéis a beneficiarios de estos factores que aporta la automatización de procesos, la puesta en marcha de procesos productivos y la aplicación de tecnología en la Restauración.
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