Estamos en 2022. Nos encontramos en la zona de embarque del aeropuerto de la ciudad, en una sala que comparte dos puertas con dos destinos diferentes.
Nuestros dos protagonistas, Gabriel y Álvaro, trabajaban juntos en la misma empresa de restaurantes hasta que una reorganización de la plantilla, causada por la situación de la pandemia Covid en 2020, hace que Álvaro deje la organización.
Desde entonces, hace casi ya 2 años, Gabriel y Álvaro no se habían vuelto a ver.
Gabriel y Álvaro se dedican a la gestión de restaurantes, ambos con consolidada experiencia en gastronomía y con una clara visión de los beneficios que comporta del control de las compras y los gastos para alcanzar el resultado deseado.
En el tiempo que no se habían visto, Gabriel continuó en la misma empresa, haciendo lo mismo que venía haciendo desde siempre. Álvaro, por tu parte, empezó a trabajar en otro grupo hostelero de la zona.
Gabriel está concentrado revisando unos mails en su teléfono cuando de repente Álvaro se acerca. Se encuentran por casualidad. El entusiasmo es mayúsculo y mutuo. Ambos se admiran profesionalmente, además de haber congeniado en lo personal durante el tiempo que compartieron juntos, lo que hizo que nunca dejasen de enviarse mensajes esporádicos para felicitarse en momentos señalados y preocuparse el uno del otro.
¡Caramba, Gabriel! Si intentamos poner fecha para quedar aún no la hubiésemos encontrado. ¡Qué alegría verte! Estás igual que siempre, no has cambiado nada – dijo Álvaro.
Tú, en cambio, haces cara de haber dormido poco esta noche. La paternidad en los primeros meses es dura, ¿eh? Ja, ja, pero, fuera bromas, se te ve en forma. Se nota que no has dejado la bicicleta y que te cuidas. ¿Sigues saliendo cada fin de semana a hacer montaña? – preguntó Gabriel.
Sí, sí, ya sabes que el deporte es mi pasión. Mi otra pasión es el bebé, y para hacerlo crecer también me toca estar en forma así es que con los entrenamientos me preparo para todo – bromeó Álvaro entre risas.
Después de estar un rato interesándose sobre la familia, la salud y los amigos comunes, empezaron a hablar de la situación profesional de uno y otro. Álvaro preguntó a Gabriel sobre la situación de la empresa donde trabajaba. A lo que Gabriel respondió:
Ya sabes que la crisis del 2020 nos afectó considerablemente, cerramos el año con una bajada de la facturación del 60% y los resultados fueron nefastos. El año pasado, 2021, fue algo mejor, pero no conseguimos llegar a los beneficios que esperábamos. Ahora estamos en un momento difícil que nos plantea cerrar 2 restaurantes más y redimensionar de nuevo la plantilla. No llenamos los establecimientos y la estructura de costes sigue siendo considerable. Tampoco hemos cambiado el tipo de servicio ni el tipo de oferta de producto. Ofrecemos lo mismo intentando gestionar con los mismos recursos de antes. El panorama sigue siendo incierto casi dos años después de la declaración de la pandemia ¿Qué tal vosotros? – preguntó Gabriel.
Nosotros llevamos unos meses de despegue – contestó Álvaro. Lo decimos con optimismo moderado y siempre con prudencia, pero vemos un futuro de oportunidades. Como bien sabes, la incertidumbre que vivimos durante más de un año hizo tambalearse el negocio. Confinamientos, reducción del gasto de los clientes locales y la afluencia más baja de lo esperado de los clientes extranjeros nos llevó a plantearnos todo, como si empezásemos desde cero – manifestó Álvaro.
Gabriel, mostrando gran curiosidad, no pudo dejar de preguntar a su compañero:
Pero, ¿qué oportunidades estáis vislumbrando en un contexto tan convulso que afecta tan de pleno a la restauración?
Desde 2020 estamos trabajando en agregar valor a nuestro servicio para atraer y mantener Clientes, siguiendo más de cerca sus necesidades y escuchando bien sus opiniones, hemos abierto nuevos canales de venta y hemos creado un concepto de restaurante take away y delivery de platos ligeros que ofrece servicio sólo al mediodía, la plantilla, ahora ajustada, ha seguido y sigue un programa de formación que nos permite flexibilidad a la vez que ha revertido en motivación para los Equipos, y por último, estamos inmersos en la automatización de procesos manuales que nos permite reducir costes de personal. En definitiva, pese a vender menos que hace dos años, hemos ganado la oportunidad de alcanzar mayor beneficio.
La cara de sorpresa de Gabriel era tal que Álvaro se anticipó a lo más que probable iba a ser la continuidad de la conversación, así es que siguió diciendo a continuación:
Pongo la mano en el fuego que te estás preguntado cómo se consigue todo esto, ¿no? – dijo Álvaro. En el grupo de restaurantes para el que trabajo también nos lo preguntábamos, sinceramente. Lo que nos hizo cambiar la manera de verlo todo fue la aplicación de la tecnología en todos los ámbitos, que ha sido y es el camino para canalizar nuestro replanteamiento de la empresa. La tecnología nos permite avanzar y adaptarnos para optimizar todos los procesos.
Pasan los minutos. Gabriel y Álvaro siguen charlando. Gabriel se interesa por cómo gestionan los restaurantes en la empresa donde trabaja Álvaro. Dialogan sobre sistemas de cobro y de pago, personal, productividad y, general, el control de la gestión.
¿Sabes qué? En nuestro nuevo planteamiento de organización no hablamos de gestionar sino de gestionar de manera inteligente, que no es lo mismo. Estamos analizando cada uno de los procesos que hacemos, en los restaurantes y en la oficina, para detectar dónde podemos automatizar para ganar en eficiencia. En este sentido, la tecnología nos está ayudando mucho – comenta Álvaro.
Gabriel asiente con la cabeza reafirmando el interés que despierta en él lo que dice su compañero, conoce de primera mano la importancia de hacer seguimiento de las compras, controlar bien los gastos, disponer de información de manera ágil y herramientas que favorecen la toma de decisiones. Añade Gabriel:
¿Te puedes creer que seguimos mirando albarán por albarán para encontrar dónde está el rape y llevarlo a un Excel de manera manual para calcular el precio medio de compra de los últimos 6 meses, por ejemplo? -exclama Gabriel. Por no decir el control de las incidencias de entregas y facturación o actualizar el coste de los escandallos… Qué quebraderos de cabeza.
Eso es gestionar, porque al final, consigues la información para tomar una decisión estratégica. Pero por el camino se pueden generar errores y el coste en recursos humanos es alto, son muchas horas dedicadas… ¿Y aquellas pilas de facturas y albaranes que cubrían las mesas cada final de mes? ¿Siguen ahí? – preguntó con asombro Álvaro.
Como imaginas, todo sigue igual – dijo Gabriel con tono de resignación.
Una voz en megafonía anuncia la salida inminente del vuelo de Álvaro. Y ambos se despiden con la gran alegría de haber coincidido unos minutos.
Gabriel, me encantará echarte una mano. Llámame la semana que viene y te paso unos contactos, a ver si os pueden orientar a ti y a tu Equipo en vuestro camino hacia la transformación.
TODO SIGUE IGUAL, TODO SIGUE IGUAL, TODO SIGUE IGUAL… Esta frase sonaba como un mantra en la cabeza de Gabriel. Y también otras palabras, como OPORTUNIDAD, TECNOLOGÍA, RENACER o AUTOMATIZACIÓN.
Aquel encuentro no dejó indiferente a Gabriel, que también se encontraba a punto de despegar hacia su destino: La gestión inteligente.
Durante todo el vuelo Gabriel no dejó de pensar en la conversación con Álvaro, una charla que sintió motivadora, como un soplo de aire fresco para ver las cosas desde otro prisma.
Antes de aterrizar, Gabriel ya tenía anotadas en su libreta unas cuantas ideas clave para seguir trabajando y convertirlas en oportunidades de negocio. Escribía y escribía, haciendo esbozos y esquemas, con unas tremendas ganas de pasar a la acción. Entre aquellas ideas, las 3 relacionadas con la gestión inteligente de compras en restauración son las siguientes:
¿Qué tareas manuales estamos haciendo que nos hacen perder tiempo? Automatización
¿Cómo podemos ganar en control a través de la digitalización de datos? Conocimiento
¿Qué habilidades deberán potenciarse entre la plantilla y que requieren aprendizaje? Formación
Gabriel siguió avanzado en estas cuestiones, las compartió con su Equipo, hallaron soluciones, se prepararon y fueron adaptándose a los diferentes escenarios que iban llegando, lo que llevó a la empresa de restauración, a ganar más tiempo, dinero y mayor control.
¿Os imagináis que hubiese pasado si Gabriel no hubiese optado por la transformación digital para la gestión inteligente de la restauración?
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